上海文赢国际贸易有限公司

引言

创业型外贸公司如何巧用免费开源软件实现企业信息化变革之路

上海文赢国际贸易有限公司成立于2014年,由Wells和Jessica两位合伙人创建。公司主营业务是为法国等国外化妆品公司提供精美的包装瓶。公司成立之初,像所有初创公司一样,Wells和Jessica两位合伙人没日没夜开发客户,编写产品Catalog,PS产品图片,办网站,写软文,发帖子,写开发信。熬过了艰难的创业第一年,询盘的客户慢慢增多了,开始有订单成交了。创业的头三年,订单少,收入不稳定,公司基本上就Wells和Jessica两个人。期间也招聘过一些人,但公司太小,开不起工资,基本上来了又走了,只有Wells和Jessica两个人始终在拼搏。到了2017年,终于开拓了几个稳定的大客户,大客户订单渐渐增多,公司人员也渐渐增多。到了2018年底的时候,公司发展到了10多人,其中业务员7人。

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给客户所设计的包装样品

五年时间里,Wells和Jessica的创业故事很多,例如,如何获得第一个询盘,第一个订单,如何得到大客户青睐,其间酸甜苦辣很多。本篇我们重点关注文赢国际信息化的故事。

信息化摸索之路

起初,Wells和Jessica都不懂电脑,基本上就是使用Office办公软件的水平。但走上创业这条路了,没钱请人,什么事都得自己来。PS图片,写产品介绍软文,网络推广,办网站,摸着石头过河,一样样学着干。

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为了两个人可以随时随地获取文件,以及共同编辑文件,Jessica弄了个百度网盘。产品介绍,推广文章,产品目录,客户资料,客户订单,分门别类都存在网盘上。后来开发的产品多了,客户多了,报价也多了,Jessica又在网上找了一个Excel的报价工具,用于客户报价和客户订单处理。这个Excel的报价工具,文赢国际用了4年,Jessica非常喜欢这个工具。4年里面,Jessica在不断修改完善这个工具的过程中,甚至自学了VBA编程。

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到了2017年,公司业务员多了。Jessica在百度网盘上为每个业务员设立了一个目录。报价时候,业务员复制Jessica统一维护的Excel工具到自己目录,生成客户报价单。但人多了以后,这个方式带来很多问题。例如,Wells的报价单很多,每次要查客户的历史报价信息,很麻烦,只能在百度网盘里面一个一个报价文件打开查看。又如,Wells想指导监督一下其他业务员的报价单,很麻烦,只能一个文件夹一个文件夹地看。其三,价格经常搞错,每个业务员都拷贝Jessica的Excel文件,经常有业务员没有及时拷贝,或者拷贝错了,用了老的价格给客户报价。其四,离职业务员负责的客户及报价,是不是完全交接了,没人知道,很有可能被业务员带走一些客户。

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开源专家引路,助力文赢信息化变更

种种问题,Jessica正在发愁的时候,偶然间得知一个法国大客户 Interprestige 在用一个叫Odoo的软件管理订单和客户。这个软件是比利时一家公司开发的,免费的,网上可以自己下载安装。客户方这么大一个化妆品公司用的软件,想必软件功能应该很强大。但会不会很复杂,能不能搞得定呢,Jessica 试着网上找了一下,很快找到了Odoo的下载网站,也知道这个软件在国内有服务商。Jessica下载了Odoo,联系了国内最大的一个服务商开源智造咨询有限公司。经过一段时间试用,从2018年下半年开始,文赢国际启用了Odoo软件管理客户、报价、采购、发货等业务。

启用免费开源ERP Odoo前的状况

下面看一下文赢国际第一代信息化 “Excel外贸报价工具”。这个工具有一个“产品资料总表”,存放产品名称、包装规格、成本价格、不同毛利加成的销售价格等信息。文赢国际开发的所有产品都保存在这个表上,Jessica会定期更新这个表的产品和价格信息。

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【注】这个Excel外贸报价工具使用简单,非常适合SOHO一族的外贸创业者使用。有需要的朋友可以联系文赢国际的信息化服务商开源智造的官方网站免费下载最新版本。

Excel工具的主要作用是自动生成客户报价单。在“填入产品名”页输入需要报价的产品名称,点击“查询”按钮,表格自动从“产品资料总表”查找产品,复制到“利润导向定价”页,在该页填写报价及数量,点击“生成报价表”,表格在“报价表”页自动生成客户报价表。

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启用免费开源ERP Odoo后的状况

再看看文赢国际第二代“信息化”系统Odoo。在Odoo中,有统一的产品资料库、客户及联系人库,报价及订单库。Odoo中可以设置灵活的查看权限,例如,普通业务员只能看见自己开发的客户,自己的报价单和订单,Wells可以查看所有订单。Odoo是国际化的,支持多语言,多币种。Odoo是网络化的,只要浏览器上网,打开Odoo网址就可以登录使用。Odoo是免费的,Jessica买了一台阿里云服务器,下载了Odoo软件,安装在阿里云服务器上,大家都可以使用,没有人数限制。Odoo是可修改定制的,摸索了一段时间,Jessica在产品资料库上,以及订单库上,增加了一些自己公司需要的字段。Odoo上可以直接收发邮件,Odoo上做好一个报价单,点击按钮直接发送给客人。客人回复邮件,也直接进入到对应的报价单上。这样,围绕报价单的来回邮件都记录在Odoo系统中。Odoo有一个开放社区,有几万个功能模块,涵盖CRM、供应链、HR、财务、市场管理、研发管理、生产管理、集团公司等所有企业应用领域,可以满足文赢国际未来多年的发展需要。

统一的产品库。比起Excel的产品资料库,这个网络化的产品库不会有多版本的问题,不容易出错,维护管理也简单。网络化的产品库查询非常方便,按名称搜、按编码搜、按规格搜、按供应商搜、按购买客户搜。Odoo的产品库可以查询产品的历史成交明细,包括历史采购订单、销售订单,入库、出库明细,库存锁货情况,订单库存,订单毛利。

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统一的客户及联系人库。客户库可以分权限查看,普通业务员只能看自己的客户,Wells可以看所有客户及联系方式。客户库上一键查询客户的过往交易情况,如客户商机,历史订单,收款明细,应收明细,销售总额,毛利状况,等等。

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客户档案列表页

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客户明细页

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统一的订单库列表页

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统一的订单库详细页

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Odoo有各种灵活可自定义的分析报表

本文来自《开源智造Odoo客户成功案例采访实录》的精选内容章节。请勿转载。欢迎您反馈阅读意见;更多Odoo有关的成功客户案例及Odoo实施操作手册请百度访问【开源智造】官网获取相关资料。

来源:开源智造(OSCG) - 源自欧洲,业界领先的免费开源ERP Odoo金牌服务机构