外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

引言

日前拜访老客户“上海欣昌减震器厂”,得知他们厂最近发生了外贸业务员飞单的事情,被老板报警处理了。欣昌减震器厂生产各种橡胶减震器件,产品有一半是外销。孙经理是外贸部负责人,手下有十几个外贸业务员。欣昌减震器厂是Odoo的老用户了,五年前就开始使用Odoo ERP系统。使用的模块包括生产、库存、采购、销售、CRM等,销售包括外销和内销两个部门。

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

欣昌减震器厂ERP系统界面

Odoo是欧洲开发的,世界排名第一的开源ERP软件,开源智造是Odoo在中国最大的技术服务商。

孙经理手下发生飞单事件,孙经理自然也脱不了干系。老板要孙经理写出整改报告,并且要举一反三,未雨绸缪,制定措施,预防外贸中各种风险情况。孙经理是老外贸人,熟知外贸中各种风险情况,之前也制定了各种防范措施,无奈制度容易,落地执行难。听到孙经理的叹息,我来兴趣了。企业如何加强内控,防范风险,尤其是中小企业,岗位配置不齐,人手缺乏情况下,如何内控,一直是我感兴趣的问题。

接着孙经理的问题,和孙经理一边喝茶,一边听孙经理细述外贸骗局风险。总结起来,有这么几种情况:飞单、阴阳合同、带走客户、连环骗局。

外贸企业经营风险详解

飞单

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

飞单,又叫半SOHO,是外贸行业最常见的问题。业务员开发的客户,见客户好说话,价格好,业务员私下联系别的工厂,从别的工厂拿货发给客户,业务员赚差价。相比提成,赚差价肯定是更多的,因而业务员才会铤而走险。

阴阳合同

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

业务员在外面(通常是香港)开设私人账户。和客户谈妥订单后,做阴阳合同,和客人签订的合同价格高,自己伪造一份价格低的合同交给公司。客人打款的时候,让客人打入自己在香港开设的私人账户,再从私人账户打款给公司。价格差价留在自己的私人账户。

带走客户

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

外贸业务员干了几年,干出成绩了,想飞出去单干,做全职SOHO。有一些不良业务员,在SOHO之前,会苦心积虑,将公司一些优质客户发展为个人客户,离职时候将客户一并带走。

连环骗局

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

这个有点复杂,孙经理自己没被骗过,但同行中好几家被骗过,教训很惨重。孙经理的朋友,张经理就中过这个招,损失惨重。

一位尼日利亚的商人,看好了张经理公司生产的工业阀门,很迅速的下了单。然后就通知上家(注意,打进货款的另有其人)打了10万美金到张经理公司香港的账上,可真实货值才不到一万美金(高出越多,一旦上当,外贸企业赔得就越多)。

此时这位尼日利亚朋友说,他的另一位中国供应商没有美金账户,让张经理转换成人民币代付一下。当时因为接单心切张经理就答应了,将除货款外的将近60万转到了他指定的账户(找借口转移剩余货款)。

钱转了之后,另一个骗子去香港报案,说这笔钱是他因为受骗才转到了张经理的账户上,然后警方就封了张经理的账户,以诈骗罪指控他。此时尼日利亚商人也消失了,联系不上。

当该骗局露出真面目,张经理去报警,这时内地的警方会说,“案件的始发地是香港,应该去香港报警”。但当张经理去香港处理时,因为是骗子先报的案,所以被当做犯罪嫌疑人控制了起来。经过保释后出来的张经理,还要每个月去香港报到,直到把钱退给骗子才可以。

免费开源的Odoo ERP软件大发神威

听完张经理的描述,我大概有些主意了。飞单和带走客户,问题出在客户只知道业务员,不知道公司。客户只认业务员,不认公司。解决办法是,从一开始就应该以公司行为去开发客户,严禁以业务员个人名义去开发客户。阴阳合同和连环骗局,应该加强财务把控。这两种情况都有一个特点,就是打款方和合同方不一致。财务应该增加一道审核,当发觉打款方和合同方不一致,财务必须邮件与打款方及合同方核实,确保款项是来自客户的货款,核实清楚之前,该笔款项不可乱动。

具体到孙经理的欣昌公司,客户开发环节:

1) 公司信息发布(产品介绍、软文等),必须有公司邮箱和电话,严禁只留业务员个人联系方式。发现有业务员只留个人联系方式,及时警告,屡教不改,劝退。

2) 开发信、报价等发给客户的邮件,必须从Odoo ERP系统发送,严禁用业务员个人邮箱发送。Odoo ERP集成了邮件功能,从系统发送的开发信、报价,客户回复了,系统会自动抓入到ERP。因而和客户的来往邮件记录,都记录在ERP了。如果业务员离职,换一个业务员,客户的历史沟通,历史交易都在系统中,很容易接手。

3) ERP系统的报价单、PI、CI 等单据模板上,增加公司打款账号,单据上特别提醒客户,请按单据上的账号付款,其他账号都不要付款。此三条措施下去,飞单、阴阳合同、带走客户的情况就难以发生。

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

Odoo销售平台的智慧型PI推送单

财务内控环节,欣昌的财务已经用了几年的Odoo ERP,到款登帐是直接从网银下载的银行流水Excel导入。流水导入时候,系统不仅会导入时间、金额等信息,也会自动关联打款人信息。正常情况,如果打款人和合同方是同一个,流水导入时候,系统可以自动关联ERP中的打款人。如果不是同一人,则导入时候,系统关联不到打款人。财务内控审核增加一道要求,如果打款人未在ERP中登记过(导入时候关联不到打款人),财务必须邮件核实合同方和打款人是一起的,且支付的是货款。此措施下去,连环骗局就可以避免了,阴阳合同也能在财务内控环节发现。

外贸公司巧用免费开源软件防范企业经营风险的真实案例

Odoo财务内控矩阵管理平台

经过一番讨论分析之后,孙经理的外贸风险防范报告有了实锤了,可以在Odoo ERP的帮助之下,更好地落实风险防范措施,预防风险发生。

来源:开源智造(OSCG) - 源自欧洲,业界领先的免费开源ERP Odoo金牌服务机构