理顺“采购到付款”流程、增强成本控制、提高产品质量的解决方案

优化采购流程,增强成本控制和工作流驱动的审批路径


采购有时是一件耗时、低效的苦差事,尤其当需要电话、电子邮件、纸质目录和传真等多种方式手动处理商品和服务问询时就更是如此。开源智造 · Odoo采购解决方案可帮助企业以适当的成本及时采购商品和服务。它具有以下特点:提供易于使用的功能,可节省员工的宝贵时间;将采购引向已审批的供应商并使用预先商定的合同,从而降低成本;并可呈现有关公司支出和供应商绩效的实时信息,提高可见性。

开源智造 · Odoo可自动执行和关联关键采购事务,并提供审批和匹配工作流来落实内部控制和合规性要求,从而帮助您理顺“采购到付款”流程和提高该流程的准确性。

特性


供应商管理

 

CRM 是开源智造·Odoo的几大支柱功能之一,其主要特性也适用于供应商关系管理。系统可以轻松纳入供应商,然后利用工作流定期进行审查。用户能够跟踪和分析每一笔交易,然后将信息收录到供应商记分卡中,轻松掌握供应商的表现。供应商门户是额外提供的集成特性,可帮助用户轻松快捷地就当前和未来的项目开展协作。

主要功能

  • 集中化的供应商管理
  • 供应商协作门户
  • 供应商记分卡


询价

 

收集新货品的报价或者更新现有报价单上的定价可能既耗时又复杂。开源智造·Odoo的询价 (RFQ) 功能让用户在一个界面上就可以轻松管理所有事宜,其中包括:收集需求、甄选供应商、沟通规范、接收投标和更新定价。一旦选好供应商,供应商记录和货品记录中的所有信息会自动更新。用户还可以创建采购合同,并利用工作流完成审批。

主要功能

  • 跟踪多个供应商
  • 灵活的定价方案
  • 跟踪条款和条件


采购申请

 

货品采购的申请流程已不再专属于大型企业。中小型企业也希望能够实现这一流程的自动化,从而确保合规性并控制质量和成本。开源智造·Odoo的采购申请流程可由任何员工在员工中心触发。采购申请的流程和审批由用户可定义的工作流进行控制。

主要功能

  • 申请采购新货品或现有货品
  • 自动分派
  • 复杂的工作流审批


采购单管理


创建和管理采购单是系统中非常简单的任务。订单项界面是您监视要下单的订单项列表的主要位置。这些订单可以是供应计划流程生成的订单、总括采购单或者再订货点产生的订单,而且,一个订单可以同时包含库存、费用和服务项。采购合同一经签订即会自动应用合适的定价。您可以通过定制提醒来了解订单的预计接收时间。开源智造·Odoo中提供的简单列表有助于您自动执行和加快采购单管理流程。

主要功能

  • 添加库存、费用和服务项
  • 简单但强大的订单处理功能
  • 提醒到期或逾期的订单


审批

 

开源智造·Odoo提供两种现成的审批流程。第一种是基于员工资金配额的简单审批流程。第二种是更为高级的审批流程,企业可以利用 OSCGFlow 审批路径,其中包含了多种可定制的工作流示例。您可以修改这些工作流,以便综合考虑部门预算、地点、货品类型或项目背景等因素。工作流工具采用图形化界面,可方便您轻松创建、监视和维护工作流。

主要功能

  • 图形化界面
  • 可与系统的所有领域交互
  • 提醒或基于电子邮件的通知 


货品接收

 

就已购货品、预期交付日期、质量要求和规格清晰明确地进行沟通对于保持运营效率至关重要,而 开源智造·Odoo 让各方之间的信息共享变得非常简单。使用供应商门户,供应商可以随时登录,实时了解相关信息。另外,与确认和更新有关的通信是自动进行的,拥有 开源智造·Odoo 仓储管理解决方案的企业可以使用条码扫描仪完成实际接收流程。

主要功能

  • 简单、有效的接收流程
  • 快速验证货品规格
  • 用条码扫描仪实现接收自动化


供应商账单

 

采购到付款流程的第一步是接收和输入来自供应商的发票。当供应商就采购订单提交发票时,开源智造·Odoo 允许用户选择订单并预先填充所有相关信息以便验证。供应商账单可以手动输入,也可以从 CSV 文件导入,在需要更紧密集成的情况下还可以通过 Web 服务自动导入。

主要功能

  • 基于采购单预先填充信息
  • 自动验证
  • 多种导入选择,自动更新

                                                             

三方一致后安排支付

 

将采购单、收据和账单输入系统后,比较和匹配这些文档的正式流程就开始了。开源智造·Odoo通过标准字段来定义典型匹配标准,在一些基于 OSCGFlow 的工作流中使用这些标准,您将能够有效您处理例外情况,同时系统会基于预先定义的规范自动批准符合标准的订单。获得批准后,应付账款部门就可以确定哪些账单需要支付以及在哪个时间段支付,以便优化现金流。

主要功能

  • 确保符合匹配标准
  • 工作流驱动的审批
  • 安排付款时间以优化现金流