在没有ERP之前，大多数企业都是用Excel来管理，如客户档案、库存盘点、员工工资表、财务报表、生产计划等。而很多公司花了钱上了ERP，却把ERP用的还不如Excel，上ERP反而增加了工作量。

我们开源智造专注开源免费ERP软件咨询十余年，很多客户在信息化过程中踩了无数坑才找到我们，有的因为之前用的软件刚开始很便宜，后来年年涨价；也有因为无法实现新功能拓展、而被迫重新增加系统；还有财务、CRM、生产分别用不同的软件的；还有上了ERP但还是用Excel导来导去······

虽然上了ERP，还不如Excel

其中有个客户是一家日企驻上海工厂，专门生产大型空压机（大型非标设备）。他们在Odoo之前是用友U8+Excel+人工，他们碰到的管理困境是，1）总装生产线上几乎有50%的空压机因为缺料呆滞在产线上，无法完成总装。2）以及生管安排的月度生产计划，每个月甚至都达不到60%。3）审批，每天生产领料要好几次，如果碰到老板出差，无法审批领料、生产就中止了。

我们发现该工厂虽然用了ERP，但业务流程全程穿插使用Excel：

该工厂因为是日企，一直严格执行JIT（Just In Time）策略，都是“零库存”、“低库存”策略，所有物料，包括钢板，客户来单后才联系供应商供货生产。

销售部在U8系统中录入销售订单，生管基于订单及订单预测在Excel中安排初版月度生产计划，人工将初版月度生产计划录入U8进行物料需求计算，生管导出系统生成的物料需求到Excel，组织供应链开会商讨、调整，确定终版生产计划，供应链按调整后的物料需求Excel表单去采购物料。车间调度员按订单交期、物料到货日期来人工安排总装计划。例如，交期最近的，且需求物料已到齐，或关键料已到齐，剩余料预计在总装完成前可以到齐的，则启动安装。

我们不难发现问题所在，该企业虽然用了ERP，但生管、采购、车间调度几个岗位间居然是通过Excel电子表格共享文档信息。Excel是不花钱，但是应对急单、插单这种多变的情况是没办法处理的。有50%的设备呆滞在产线上，这就一点都不意外了：供应商承诺的交期发生变更时，采购变更后的交期更新到Excel。但车间调度难以及时获取Excel变更信息。因而经常导致，总装上线了，但因供应商到不了货而缺料，设备只能呆滞在产线上。

免费开源ERP Odoo解决方案：

针对该工厂的问题，我们开源智造分享了在免费开源的Odoo平台中的解决方案，同样的业务，我们是这么操作的：

销售部在Odoo中录入销售订单，Odoo自带OA审批，订单在Odoo中走审批流，Odoo支持手机登录，随时随地处理审批。在Odoo CRM模块中管理、跟进订单情况。生管在Odoo的主生产计划模块(MPS)中安排月度生产计划。在Odoo MPS中，修改月度计划时候，系统立即自动调整物料需求。可以提高生产计划的准确性，极大提高计划调整的作业效率。

基于月度生产计划，Odoo系统计算订单物料需求和缺料需求，自动给供应链发起采购需求。系统计算的采购需求，不仅包括物料需求的品种、数量，还包括物料需求的时间，以及要求的采购下单时间（物料需求时间减去采购提前期）。JIT的物料策略在Odoo中落地执行。

当供应商交期发生变更时，采购直接在Odoo系统中修改采购订单（PO单）的计划到货日期，这个修改实时更新生产工单上的物料预计到货日期。生产计划达成率显著提高。

Odoo系统基于月度计划自动创建订单对应的生产工单Mo，生产工单上有交期，最迟开工日期（交期减去制造提前期），物料齐套情况（尚未到的物料，系统自动显示预计到货日期）。这些信息齐全了，才能确保总装生产线调度准确性。

Excel的硬伤

除此以外，Excel在管理中有几个硬伤，是不能作为ERP替代来使用的：

1】多用户，excel文件通常无法被多个用户同时登录处理同一文件；

2】数据安全性，excel只能限制用户的访问和修改权限，在一些简单的破解程序面前毫无招架之力，数据是企业运行多年的积累，对企业的重要性是无法衡量的；

3】移动端，excel在手机端仅支持有限的修改功能，操作也不便捷；

4】数据量限制，当excel处理数据量过大时，查询和计算的速度明显下降 ；

5】数据及时性，订单相关信息需要人工录入，不能保证实时更新；

6】财务滞后，财务根据业务来做账，业务与财务不能实时联动，财务报表滞后，不能及时反映企业经营情况；

7】无法记录修改，在Excel中修改很简单，但修改记录不发保留；

8】查询，Excel中无法实现多样化查询、多条件组合查询，无法快速查询目标数据；

9】报警，是ERP软件与Excel的一明显区别，Excel无法实现对异常数据预警提醒，而快速解决问题；

10】图纸管理，Excel无法实现对图纸的制订、修改、审批；

11】表单之间不具备关联性，Excel不能很好的实现数据的重用，每次用到都要重复输入，既增加工作量，也增加了出错的概率。各部门只能管理自己，上下游不关联，更不提让供应商也参与进来了。

总之，虽然使用Excel表格可以处理一些基本的数据管理，但是它不够稳健、智能化，无法满足ERP复杂业务流程管理和数据分析的需求，ERP不是一个或多个简单的表格就能替代的。因此，建议企业在使用ERP系统时，应该优先考虑采用匹配自己公司业务情况的专业化的软件，特别是像Odoo这样一体化、可定制的ERP，支持多个人多个部门参与协同办公、企业信息共享，消除信息孤岛。

如您对Odoo感兴趣或正在为您的企业ERP选型，欢迎随时移步开源智造官网获取系统演示及行业案例分享。